一个完整的会议流程

这篇文章是我在公司内部写的一篇博客。

我们公司有写作的文化，从博客、周报到各种工作成果，都会沉淀到飞书文档，我在 Q2 的一个 KR 就是「工作成果百分百沉淀到飞书文档」，这篇博客也属于工作成果之一。

写这篇博客的背景是：最近我被邀请参与了一些低效甚至是无效的会议。其实也不是最近，一直以来都是，只不过以前时间比较多，而最近发现时间越来越不够用了。

由于飞书日历邀请人开会极其便捷，会议更容易约了，但同时也使得无效会议变得更多了，导致大量时间被开会浪费掉了 —— 这对于管理者来说是很大的消耗，因为管理者被各种会议占用了大量的时间，而这些时间本应该花在更有价值的事情上，比如创新。

为了使会议更高效，节省会议发起人（主要是其他同事，当然也适用于我自己）和会议参与人（也就是我）的时间，我把我对会议的理解和偏好写成这个文档，然后我会把这个文档附到我的《个人说明书》（另一个文档）里。

如果一个同事想邀请我参加一个会议，TA 可能会自行提前阅读本文档，我也会告知其先去阅读这个文档，因为我会根据本文档跟 TA 明确相关细节，否则我可能会拒绝参加这个会议。

这篇文章可以用一句话概括：尊重他人的时间。

这是我对自己的要求，我也会以此要求别人 —— 不止是公司内部工作。比如一个合作方找到我，刚加上V，双方没有信任基础，也不说自己的合作需求（甚至 TA 自己都没有想明白），上来就打D话，我通常会直接拒绝。

我为什么要浪费我宝贵的时间在一个大概率没有产出的会议上？

以下是我对「开会」的理解和偏好，总体来看对自己的要求并不低，大概率不适用于大多数人。不过，如果越来越多的人拥有类似的理念，我想这个世界应该会更好一些。

1. 首先，请记住一句话：把简单留给他人，把困难留给自己。不止是开会，这应该是所有对外和对内工作的原则，也是易参价值观的体现 —— 创造价值、成就他人、乐观坚毅。

2. 很多“会议”其实并不需要开会。

• 低效会议产生的主要原因是缺少沟通，那么解决方法就是加强沟通。传统会议主要包括两个环节：「对齐信息」和「讨论问题」，而这两个问题很可能通过线上沟通、日常聊天或者在另一个会议中就解决掉了。简单聊两句，完全不需要单独约一个会。

• 如果你受邀加入了一个对你没有价值的会议，你可以也应该随时退出，这不是你的问题，而是会议组织者的问题 —— 部门安排你学习了解的会议除外。
• 马斯克在一篇文章中提到：“如果你发现自己在会议上很明显无法提供价值时，就马上离开会议室，或退出D话会议。离开并没有什么不礼貌，让一个人留下浪费 TA 的时间才是不礼貌的。”

• 所以，在你约会之前，请自己想清楚并充分与他人沟通，再决定是否需要单独约一个会 —— 很可能是不需要的。当然，如果确实需要开会的话，请阅读以下内容。

3. 区分开会的目的。

• 如果开会的目的是传达已经作出的决策，统一思想、凝聚共识，那么开会的流程就是由领导者首先发言进行动员，大家通过讨论相互激发，最后凝聚团队战斗力，不需要过多遵循以下内容。

• 如果开会的目的是就某件事情作出判断、形成决策，那么请详细阅读以下内容。

4. 在向他人约会时，请说明会议主题和议程。

• 飞书日历约会非常方便，直接在日程中添加会议参与人即可，但问题是，其他人可能不知道你这个会议的上下文是什么、自己为什么要参加、自己在会议中要做什么。所以，如果你邀请参会的人不清楚会议的前因后果，你应该与其提前做好充分的沟通，包括但不限于：
• 对于你想约的同事，想清楚是否真的需要 TA 参加，需要 TA 做什么；
• 与他人提前沟通会议内容、时间以及会议时长，让对方清楚地了解自己需要做什么，以及需要占用 TA 多少时间，便于对方判断是否要接受你的邀请，也能提高你的约会成功率；
• 在日程描述中写清楚会议主题和议程，原因是虽然你提前沟通了，但别人可能忘了，聊天记录也可能被刷走了。

• 开会前把相关信息同步给参会者，可以让他们各自形成观点、独立作出判断。因为人们独立思考时会比共同思考时更有效，这已经被大量的心理学实验证明。同时，这种做法还有助于组织从「人找人」向「人找信息」转变，从而提高沟通效率 —— 开会也是一种重要的沟通。
• 不过，以上动作短期内很可能没什么用，你做了也没人看，因为大家的工作习惯还是直接把一群人拉到一起开会，但你不做组织就不会改变，所以我建议大家这么做，我也会以身作则。

5. 发起一个会议时，应该限制开会时长，会议越短越好，追求高效愉悦。

• 低效的会议往往是因为会议时间过长。即便是必须要开的会，也应该限制开会时长。
• 硅谷知名孵化器 Y Combinator 前总裁 Sam Altman 在一篇文章中提到，他尽量避免参加会议，不过也会留出足够的时间去接触新面孔和新想法；必须开会的话，TA 要么开 10 到 20 分钟，要么开 2 小时，“1 小时的会议不是效率低，就是不够有深度”。
• 拉里·佩奇在谷歌的做法也类似，把 1 小时的会议缩短到 50 分钟。还有一些专家提倡“50、25”原则：把 1 小时的会议限制在 50 分钟内，把半小时的会议限制在 25 分钟内。
• 需要注意的是，管理者应避免参与过多会议，重点参与必要且重要的会议。当然，这并不意味着不能向管理者约会，只是双方都应该充分判断参会的必要性。
• 《如何避免工作中的过度协作？》

6. 提前写好会议文档，把会议「对齐信息」的环节提前。

• 新建一个会议文档，把会议主题、议程和目标等都写到文档里，如果有会议相关的阅读资料，也附到文档里，并把文档补充到日程描述中，让参会人员对自己需要参与的会议有个提前了解。会前，会议参与人就可以对文档内容进行评论，会议发起人看到后需要回复，并完善文档内容。

• 由于「对齐信息」的环节在会议前就执行了，所以理论上会议开始后可以直接进入到「讨论问题」环节。当然，有的同事可能比较忙，没时间提前看文档，不过没关系，我们采用「飞阅会」的形式开会，会议开始的前 15-30 分钟默读文档，也可以更高效地「对齐信息」。

7. 会议发起人要确保会议准时开始。

• 会议准时开始与否将会影响会议质量。
• 北卡罗莱纳大学的组织学和心理学教授 Steven Rogelberg 研究发现，美国每天至少要开 3700 万个会，其中多达 45% 的会议没有准时开始。
• 开会不准时会影响会议的质量，如果会议晚开始不超过 5 分钟，这个会议还有产生成效的可能，但如果延后了将近 10 分钟，人们就会表现出“负面社交情绪”的行为，比如感到很烦躁，和旁边的人小声说话等等。

8. 会议开始后，发起人要主持会议，保证会议要有产出。

• 为了保证会议有产出，会议发起人需要把控会议节奏，聚焦于会议主题。
• 与之相对的，要避免会议跑题，尤其要注意不要被比你职级高的人带偏，因为会议发起人就是这场会议的领导者，你应该是最熟悉这场会议前因后果的人，你最有发言权。
• 把控会议节奏的另一个作用是使会议在原定时长内结束，比如会议原定为 1 小时，那么主持人就要确保会议在 1 小时内结束，避免占用他人更多的时间 —— 这也是「以用户为中心」的体现，如果把会议看作一个产品，会议参与人就是这个产品的用户。

9. 如果以上工作没做好，会议已经发起了，那么会议发起人需要及时明确以上需要沟通的问题，并接受他人任何合理的建议。

10. 会议结束后，要有可指导下一步动作的会议结论。

• 没有明确结论的会议都是无效的。正常情况下，会议需要得出明确的下一步计划，但也有可能会议开得并不好，这种情况下仍然要明确下一步动作是什么，使事情得以正常推进下去。
• 例如，这个会议的议题是讨论如何执行 A 方案，但会议讨论后发现执行 A 方案之前需要先执行 B 方案，因为 B 方案是 A 方案的前置条件。这时，原来的议题（执行 A 方案）并没有得出明确的下一步计划，但明确了下一步动作：执行 B 方案，那么这个会议也是有效的。
• 这种情况下，这个会议根本不需要开，会议发起人在会前通过和他人充分沟通大概率就可以得出这个结论，所以很多低效或者无效的会议，都是沟通不足导致的。

11. 会议所属的项目结束后，还要对会议文档进行归档。

• 为什么一个会议要做这么多工作？因为这就是知识管理，通过持续的知识沉淀，知识库的边际成本会越来越低，员工可以从中获取非常多的信息，极大地降低沟通成本，从而提高组织效率。

12. 应该允许一部分会议没有效率，但只是少部分。

• 对于问题比较复杂、信息非常分散且有必要发起的会议，比如战略务虚会、读书会等，这种情况下，如果不能有效搜集各种信息，就有可能会做出错误的决策，而且如果要求每一个提出问题的下属，都要提出有价值的回答，就会抑制员工讲话的积极性。
• 对此，应该允许一部分会议没有效率，而不是立刻得出结论。比如可以设置，会议的前半部分时间是解决问题的时间，用于处理要紧的事情，进行决策和布置任务，会议的后半部分时间，则用于讨论那些不那么紧急的事情，用来闲聊，启发一下大家的思考。
• 会议的后半部分时间里的闲聊，虽然是务虚，没有结论，但这次务虚的内容，一定要是下一次会议要决策的内容，不能只是闲聊。也就是说，后面的时间要为下一次会议打基础。
• 还有观点认为本文档提倡的开会方式可能会限制创造力，但这也看公司的发展阶段。
• 以微软举例。长期以来，微软都以激烈的内部竞争著称，过去微软开会时，每个人都要做好准备，这意味着在会议开始就要准备好正确答案。比尔·盖茨和史蒂夫·鲍尔默都采用这样的方式，但这也限制了发散性思维。而在纳德拉领导下，微软建立了更加包容开放的文化，并创造了更高的市值。
• 但问题是，纳德拉领导下的微软已经是一个成熟的公司，人才密度很高，这是多元包容文化的前置条件，对于创业公司而言，人才密度低，多元包容并没有太大的意义，效率更加重要。